ادارة الوقت

موضوع: ادارة الوقت الجمعة مارس 06, 2009 10:23 pm

ادارة الوقت

اساسيات ادارة الوقت

تحليل الوقت عن طريق

1- جمع المعلومات : بعمل نماذج لجداول النشاط اليومية ثم الأسبوعية ثم السنوية بكتابة
النشاط ووضع مدة زمنية لانجازه وكتابة الملاحظات وما اذا تم الانجاز في الوقت المحدد
وهل حدثت مقاطعة ومناسبتها ثم اكتب ملاحظاتك في النهاية على اليوم كله مل كان شاقا
أم مريحا أم نموذجيا .
2- اختبار الخصوصية : عند تحديد المهمات الضرورية فان المهمة التالية أن تحدد من
سيقوم بها بمعنى هل تخصك , ستكتشف أن هناك مهمات كثيرة ليست من اختصاصك .
3- اختبار الكفاءة : بمجرد التأكد أنك تؤدي مهمة ضرورية من اختصاصك سل نفسك هل
هناك طريقة أفضل لأدائها .

( تذكر دائما أن هناك ثلاث طرق للاستخدام الأمثل للوقت وهي التوقف عن أية مهمة غير
ضرورية والبحث عن غيرك للقيام ببعض مهامك واداء المهمة بأعلى كفاءة ممكنة )

نموذج تحليل الوقت

1- ما هو متوسط ساعاتك المنتجة ؟ وما هو تعليقك على ذلك ؟
2- أي جزء من يومك كان اكثر انتاجا ؟ وأيها اقله ؟
3- ما هو سبب عدم انتاجك ؟ وما هي مضيعات الوقت ؟ من الذى يقاطعك ؟
4- ماهو متوسط الوقت الضائع من يومك ؟
5- ما هي النشاطات غير الضرورية التي تقوم بها ؟
6- وما هي النشاطات التي التي تقوم بها بشكل غير مناسب ؟
7- ما هي النشاطات التي اعطيتها وقتا أقل من اللازم ؟
8- ما هي النشاطات التي كنت تود القيام بها ولكنك لم تستطع ؟
9- في أي الأوقات تترك الاستمتاع بالوقت يطغى على اهمية العمل ؟

التخطيط للوقت

أي محاولة توقع الوقت المتاح في فترة مقبلة , والأعمال المطلوبة لانجاز اهداف محددة
وبرمجة كل ذلك في ضوء الفرص المتاحة والقيود المفروضة ويمر بالخطوات التالية :

1- استطلاع الواقع بمعنى دراسة الظروف المحيطة وتحديد الفرص المتاحة واستثمارها
لصالحك , والقيود أو المعوقات المفروضة وابتكار وسائل للتغلب عليها .
2- تحليل ودراسة الامكانات المختلفة ومعرفة نقاط القوة واستغلالها ونقاط الضعف لتجنبها
وتحويلها مستقبلا لنقاط قوة .
3- وضع الأهداف وتحديد الأولويات , يجب البدأ أولا بالأهداف السنوية واستبعاد غير
الضرورية منها وتوزيعها على الأشهر ثم الأسابيع وتشمل الأهداف الشخصية واخرى
للعمل وكذلك الاجتماعية , تأكد انك افضل من يحدد اهمية وترتيب هذه الأولويات لأنك
من سيقوم بانجازها .
4- تحديد وقت الذروة , من المفيد قبل أن تخطيط جدول اعمالك أن تحدد وقت الذروة في
نشاطك فالبعض تكون ذروة نشاطهم في الصباح أو وقت الظهيرة ومن هنا يتعين تأجيل
الأعمال الروتينية الى وقت يكون فيه النشاط أقل .

تنظيم الوقت

لتنظيم الوقت عليك القيام بالمهام التالية :

1- اعداد قائمة الأعمال اليومية وتحتوي على المهام الواجب انجازها وزمنها .
2- ضع القائمة في أول اليوم أو في نهايته ليوم جديد ويجب أن تحتوي على كل مهامك
3- اجعلها قائمة واحدة فقط يسهل حملها وقسمها حسب الأولوية
4- تعلم مبدأ 80/20 الذى يعني أن 20% من النشاطات في قائمتك تحقق لك 80% من
النتائج المرجوة .
5-اجمع النشاطات المتشابهة وتعرف الى النشاطات التي من الممكن أن تقوم بها بشكل
متوازي وخصص لكل مهمة وقتا محددا .
6- راجع مهامك مرة اخرى والغ غير الضرورية منها وفوض التي يمكن تفويضها للغير
7- لا تجدول لكل دقيقة ولكن اجعل خطتك مرنة واترك دوما وقتا للطوارئ واترك في
برنامجك وقتا للراحة والاستجمام .
8- لا تحد عن قائمتك مهما كانت الظروف ولا تفرط كثيرا لينتظم وقتك فربما ادى ذلك
لتضييع الوقت لا المحافظة عليه .
9- اجعل خطتك الأسبوعية في متناول يدك .

مضيعات الوقت

1- الافتقار الى التخطيط السليم والتنظيم الفعال للوقت
2- استعمال التلفون أو المكوث مع الزوار أو الاجتماعات والثرثرة بلا جدوى
3- الحرج وعدم القدرة على الرفض
4- حب الجدال والمناقشة
5- فقدان الرغبة والملل

اساليب التغلب على مضيعات الوقت

1- ساعة حائط في مكتبك
2- المقابلات خارج المكتب وقوفا
3- أن تقوم السكرتارية بكتابة الغرض من الزيارة وتنظيم المقابلات
4- سياسة الباب المفتوح فيها مضيعة للوقت ( يمكن اتباعها لكن بمقدار )
5- يحسن استخدام الهاتف عند بث معلومات عاجلة , تلقي معلومة, اتخاذ قرار روتيني
6- التقليل من العبارات الاجتماعية في العمل كالسؤال عن الصحة والأولاد والأشخاص
7- الاجتماعات يجب أن تكون محددة الغرض والمدة
8- وجود نظام للاتصال الفعال بين الادارات المتكاملة
9- تفادي تركيز العمال في ايدي قله
10- التخلص من الأعمال الورقية

رتب خزانتك

1- احتفظ بنظام جيد للدوسيهات لحفظ المعلومات ورتبها حسب الأهمية
2- اصنع ملفا واحدا لكل مهمة يحتوي على ما يتعلق بها
3- ضع ملفا للأشياء المهمة والعاجلة وآخر للأشياء الروتينية التي يمكن تأجيلها
4- اعد فهرسا للملفات اذا زاد عددها
5- تذكر أن سلة المهملات مهمة جدا للتخلص فورا من أي شئ ليست له اهمية
ولن تحتاجه بعد ذلك

موضوع: رد: ادارة الوقت الأحد مارس 08, 2009 3:08 am

مشكور اخي علاء على هذه المساهمة القيمة جزاك الله خيرا

اذا طبقنا هذه الامور المطروحة بشكل جيد لاصبحنا من

المتفوقين في كل المجالات

بارك الله بكم

منتدى الفوعة

موضوع: رد: ادارة الوقت الأحد مارس 08, 2009 4:27 pm

مشكو جدا اخي جميل على هذه الردود القيمة

موضوع: رد: ادارة الوقت الأحد مارس 08, 2009 4:40 pm

و الله يا بن العم عم يطلع معك هالايام بس فهمني من حاكش هالمقاله
طاهر ادارة الوقت 116971

موضوع: رد: ادارة الوقت الأحد مارس 08, 2009 5:10 pm

والله يا ابن العم حكشت شي 500 متر لحتى طلعت معي ها لمقالة وشكرا جزيلا لك على هل التعليق الحلو

شكراً لك أخي علاء بسطي

على موضوعك المفيد

موضوع: رد: ادارة الوقت الإثنين مارس 09, 2009 6:36 pm

أخي الكريم علاء حسن بسطي

سلامي لك

شكرا لك على هذه المقالة المهمة وبالفعل فنحن أحوج ما نكون الى تنظيم وقتنا وهو ما عبر عنه الامام علي (ع) أوصيكم بتقوى الله ونظم أمركم

الله يقدرنا على ذلك : آمين

مع الاحترام : حسن

موضوع: رد: ادارة الوقت الإثنين مارس 09, 2009 7:47 pm

ابن العم مشكور علي المقاله الجميله ونامل ان نستفيد من هذه المقاله حتي ننظم وقتنا ....مشكور منتدى الفوعة

أخي الكريم علاء : الوقت شيء ثمين لا يمكن تعويضه وللأسف فنحن لا نقدر ذلك أبداً وقد عُرف عنا أنا غير مبالين للوقت وعندما كنا نتعامل مع الخبراء الألمان وأحتاج إلى أذن لأتركهم عشر دقائق مثلاً يسألني الخبير عن الفترة مستفسراً :Syrian or german فأقول ضاحكاً :German لأنه تعود على تأخرنا..... نسأل الله أن يجعل أوقاتنا كلها مليئة بالفائدة وبما يرضيه

أخوكم حسان

موضوع: رد: ادارة الوقت السبت يناير 02, 2010 5:55 pm

مشكور اخ علاء موضوعك وضع يده على الجرح فاننا نلاحظ ان اكثر اهل بلدنا لايشعرون باهمية
الوقت

زنحن نعلم ان الوقت هو حياتنا هو عملنا فاذا استغلينا الوقت فاننا سوف ننجح

والله الموفق

دمتم بخير

» استراتجية ادارة الوقت®
» الوقت من ذهب
» أمانة الوقت
» تفاصيل الوقت
» شيء مضحك ومبكي في نفس الوقت